Introduzione: Benvenuto/a nel sistema di segnalazione di KeepSecureVoices.com
KeepSecureVoices.com rispetta la tua privacy ed è pienamente impegnata per la protezione dei tuoi dati personali, inoltre vi vuole informare sui vostri diritti di privacy e su come la normativa protegge i vostri dati personali.
Scopo dell'informativa della privacy: L’informativa sulla privacy ti informa in merito al trattamento e all’utilizzo dei dati, quando utilizzi il sistema di segnalazione, inclusi ogni dato personale che potreste fornire. E’ molto importante che leggiate attentamente questa informativa, prima dell’utilizzo del sistema di segnalazione, in modo che abbiate piena conoscenza su chi è perché usa i vostri dati.
Scopo del sistema di segnalazione: Lo scopo del sistema di segnalazione (la tipologia di segnalazione se illecito od altro dipende dall’oggetto del sistema) viene usato per raccogliere ed elaborare in modo sicuro e riservato le informazioni relative a (presunte) violazioni di legge o di regolamenti interni.
Il trattamento dei dati personali all'interno è fondato sul legittimo interesse della Azienda Cliente
(da qui in poi identificata “Azienda”) a individuare e prevenire i reclami e la conseguente prevenzione dei danni e dei rischi di responsabilità per Azienda e per dare ai dipendenti e a terzi la possibilità di fornire informazioni protette sulle eventuali violazioni della legge all'interno dell'azienda.
In caso di ricezione di una segnalazione riguardante un dipendente della Azienda, tale processo serve anche a prevenire reati o altre violazioni della legge in relazione al rapporto di lavoro.
Responsabilità della gestione dei dati: Il sistema di segnalazione degli illeciti è gestito da una società specializzata, (KeepSecureVoices.com ), per conto della Azienda.
I dati personali e le informazioni inserite nel sistema di segnalazione degli illeciti vengono memorizzati in una banca dati gestita dalla KeepSecureVoices in un centro dati ad alta sicurezza. Solo la Azienda può avere accesso a tali dati. Né la KeepSecureVoices né altri hanno accesso ai dati. Ciò è garantito da una procedura certificata che prevede sofisticati accorgimenti tecnici e organizzativi. Tutti i dati sono criptati e memorizzati con password di protezione multilivello, il che significa che l'accesso è riservato a un gruppo molto ristretto di persone espressamente autorizzate dalla Azienda. Su richiesta possiamo fornirvi ulteriori informazioni sui sistema di sicurezza adottati.
La Azienda ha nominato un responsabile per la protezione dei dati. Le parti interessate possono rivolgersi direttamente al responsabile per la protezione dei dati della Azienda
Tipo di dati personali raccolti: L'utilizzo del portale di segnalazione è su base volontaria. Quando inviate una segnalazione tramite il sistema, vengono raccolti i dati personali e le informazioni seguenti:
- nome, cognome se si decide di rivelare la tua identità,
- il tipo di rapporto tra l’utente e l’azienda,
- se disponibile, i nominativi e gli altri dati personali di chi è coinvolto nella segnalazione.
La comunicazione tra il computer e il sistema di segnalazione avviene tramite una connessione crittografata. L'indirizzo IP del tuo computer non viene memorizzato durante l'utilizzo e per mantenere la connessione tra il tuo computer e il sistema, viene memorizzato un cookie sul tuo computer contenente unicamente l'ID di sessione (cookie di sessione). Il cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
Diritti degli interessati: Ai sensi della normativa europea sulla protezione dei dati, il segnalatore e le persone indicate nella segnalazione hanno il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e opposizione al trattamento dei dati personali che li riguardano. I dati non più necessari saranno immediatamente cancellati. Nello specifico la normativa prevede i seguenti diritti sui dati applicabili:
- diritto di informazioni sui tuoi dati personali memorizzati da noi;
- diritto di richiedere la correzione, la cancellazione (a condizione che non siamo legalmente obbligati a conservare i dati) o il trattamento riservato dei dati personali;
- diritto di opporsi a un'elaborazione per ragioni di nostro interesse legittimo, interesse pubblico o profilazione, a meno che non siamo in grado di dimostrare che esistono valide ragioni giustificate che annullano i vostri interessi, diritti e libertà, o che tale trattamento è fatto ai fini dell’asserzione, esercizio o difesa di rivendicazioni legali;
- diritto alla portabilità dei dati;
- diritto di presentare un reclamo all'autorità di protezione dei dati:
Garante per la protezione dei dati personali
Indirizzo: Piazza Venezia n. 11 - 00187 Roma
Fax: (+39) 06.69677.3785
Posta elettronica: protocollo@gpdp.it
È possibile revocare il consenso alla raccolta, elaborazione e utilizzo dei dati personali in qualsiasi momento con effetto futuro. Per ulteriori informazioni, consultare i capitoli precedenti che descrivono il trattamento dei dati in base al consenso dell'utente.
Se si desidera esercitare i propri diritti, si prega di indirizzare la richiesta al modulo di contatto o al nostro team di protezione dei dati il cui indirizzo mail si trova qui di seguito:
Durata di conservazione dei dati: I dati personali saranno conservati per tutto il tempo necessario per chiarimenti e valutazioni finali o se per l'azienda sussista un interesse legittimo o se previsto dalla legge. Tali dati vengono poi cancellati in conformità alle disposizioni di legge. La durata della conservazione varia a seconda della gravità del sospetto e dell'eventuale violazione segnalata.
Trattamento riservato delle segnalazioni: I dati in entrata sono gestiti da un piccolo gruppo di dipendenti espressamente autorizzati e appositamente formati della Azienda e vengono sempre trattati in riservatezza. I fatti vengono verificati e l’azienda potrebbe condurre ulteriori indagini sul caso. In alcuni casi la Azienda è obbligata dalla legge sulla protezione dei dati personali a informare l'indagato delle accuse mosse nei suoi confronti. Si tratta di un obbligo giuridico nei casi in cui si può obiettivamente stabilire che la trasmissione delle informazioni all'indagato non può più influire negativamente sull'indagine in corso. Per quanto legalmente possibile, l'identità dell'informatore (se conosciuta) non sarà rivelata e si farà in modo che non si possano trarre conclusioni su di essa. La riservatezza non potrà essere garantita se si forniscono deliberatamente informazioni false allo scopo di screditare una persona (denuncia). Durante il trattamento di una segnalazione o lo svolgimento di un'indagine speciale può rendersi necessario inoltrare le segnalazioni ad altri dipendenti dell’ Azienda. A meno che la Commissione Europea non abbia previsto una disposizione specifica di adeguatezza per il paese in questione non appartenente all'UE o all'SEE, le garanzie di cui sopra rappresentano le clausole contrattuali standard della Commissione Europea. Gli interessati hanno diritto a ricevere dall’Azienda una copia delle garanzie adeguate alla trasmissione di dati personali verso paesi terzi. Ci assicuriamo sempre che le norme applicabili in materia di protezione dei dati siano rispettate quando condividiamo le segnalazioni con altri. Eventuali altre possibili categorie di destinatari sono essere le autorità di polizia, le autorità antitrust, altre autorità amministrative, i tribunali e le società di diritto internazionali e le società di revisione contabile incaricate dall’Azienda, se richiesto dalla legge sulla protezione dei dati o da altre leggi. Tutte le persone che accedono ai dati sono obbligate a rispettarne la riservatezza.
Note riguardanti l'invio di allegati: Quando si invia una segnalazione, esiste la possibilità di inviare al responsabile individuato dall’ Azienda alla ricezione della segnalazione, anche degli allegati. Se desiderate effettuare la segnalazione in forma anonima, prestate attenzione alla seguente indicazione per la sicurezza: i file possono contenere dati personali nascosti che compromettono l'anonimato. Rimuovete questi dati prima dell'invio. Se non è possibile rimuovere questi dati o non sapete come fare, copia il testo dell'allegato nel testo della segnalazione, oppure invia il documento stampato in forma anonima al responsabile della protezione dei dati della società, indicando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
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Questa Informativa sulla privacy dei dati è stata aggiornata l'ultima volta il 30/03/2021.